L’Apostille: Le procedure di legalizzazione di un documento


06  AGOSTO 2017

Per l’espletamento di alcune procedure giudiziali ed extra-giudiziali – quali, ad esempio, l’acquisto di cittadinanza, adozione, matrimonio, istruzione scolastica – tutti i documenti formati all’estero per essere fatti valere nel nostro Paese e viceversa, devono essere tradotti [1], legalizzati ovvero apostillati.[2]

Legalizzazione e Apostille sono due procedure di autentica di firma[3], e ricorrere all’una piuttosto che all’altra dipende dal Paese a cui si fa riferimento.

Se questo ha aderito alla Convenzione dell’Aja del 5.10.1961[4], il documento dovrà essere apostillato, diversamente, se ne richiederà la sua legalizzazione.

Accordi e Convenzioni internazionali tra Stati possono tuttavia eliminare la formalità dell’Apostille.

La legalizzazione appare una procedura più complessa, poiché se la legge dello Stato di destinazione lo richiede, gli atti e documenti formati in Italia e da valere all’estero, dovranno subire un doppio procedimento di legalizzazione: il primo da parte dell’organo italiano competente (c.d. legalizzazione nazionale) e il secondo dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l’Italia da parte dello Stato di destinazione.

Ma che cosa è l’apostille?

Il termine postilla, o apostille (dal francese) deriva dalla locuzione latina post (dopo) illa (quella), ossia dopo quella parola, atto o documento.

L’apostille si sostanzia nella forma in un timbro[5] o sigillo indelebile dell’ente emittente, ma anche quale foglio allegato, apposto da un pubblico ufficiale – il cui nominativo dovrà essere sempre presente per esteso – su documenti o certificazioni rilasciati da Autorità straniere.

L’apostille ne certifica così l’autenticità ma non il contenuto di quel documento e lo rende valido nel Paese in cui questo deve essere prodotto (es. dagli Stati Uniti all’Italia e viceversa).

La procedura di legalizzazione e apostille si applica a tutti gli atti e documenti pubblici, ma non ai documenti privati, salvo una loro conversione attraverso l’“autentica”, “registrazione” ovvero “copia conforme”.[6]

Una volta chiarito l’istituto, la tipica difficoltà che si incontra è quella di conoscere a quale Autorità ci si dovrà rivolgere, poiché ogni Stato aderente alla Convenzione designa le autorità preposte al suo rilascio.[7]

Salvo i casi di esenzione e a seconda la materia, in Italia sarà per me agevole indirizzare il cliente che deve legalizzare o apostillare un atto per uso estero.

Ed infatti l’art. 6 della Convenzione, ha designato quali autorità competenti al rilascio dell’Apostille per gli atti giudiziari e notarili, il Procuratore della Repubblica presso i Tribunali (materialmente l’Ufficio del Casellario giudiziario e carichi pendenti), mentre per tutti gli altri atti amministrativi previsti dalla Convenzione, saranno competenti i Prefetti, salvo qualche eccezione[8] regionale.[9]

Gli Stati Uniti hanno aderito alla Convenzione dell’Aja (in vigore dal 15.10.1981) e, quindi, ogni documento (atto di nascita, di matrimonio, etc ), dovrà essere apostillato.[10]

Per quanto riguarda le apostille rilasciate dai singoli Stati, il sigillo dell’apostille è rilasciato dal Secretary of State dello Stato in cui è emesso il documento, o meglio: nel District of Columbia, sarà il Government-Notarial Section, nel Maryland, l’Office of the Secretary of State, in Virginia, sarà il Secretary of the Commonwealth.

L’individuazione dell’autorità preposta non sarà altrettanto semplice quando trattasi di cittadino appartenente ad un Paese del Terzo Mondo. Il cittadino indiano proveniente da un isolato villaggio di pescatori che vuole vedersi riconosciuto un proprio certificato (es. il certificato di nascita necessario per attivare la procedura di adozione), presso quale Autorità centrale o periferica dovrà andare?

Sul sito istituzionale del Ministero degli Esteri ove si è attinto la maggior parte delle informazioni, vi sono links di dettaglio e rimando e sarà possibile individuarne l’ufficio.

Vero è che una volta individuata l’Autorità, il cliente potrebbe imbattersi in alcune difficoltà logistiche – ipotesi invero non remote – potendo quell’Ufficio o Autorità trovarsi a migliaia di chilometri di distanza dal suo luogo di residenza.

Sarà dunque sempre opportuno controllare preventivamente se vi siano delle esenzioni e, quindi, se la legalizzazione o l’ Apostille siano veramente necessarie in quanto obbligatorie, così da evitare ogni aggravio procedurale e conseguenze in termini di tempo e di costi.

 

[1] Dopo la traduzione, il traduttore deve asseverare quanto riprodotto ossia prestando giuramento ai sensi dell’art. 5 R.D. 9.10.1922, n. 1366. Ai sensi dell’art. 13 disp. Att. C.p.c. non è necessario che il traduttore sia iscritto all’Albo dei Consulenti Tecnici d’Ufficio. Alternativamente anche un Notaio ha la facoltà di ricevere atti di asseverazione. Tuttavia per alcune finalità quali ad es. la cittadinanza, è necessaria la terzietà del traduttore.

[2] legalizzazione documenti per l’estero: serve laddove le firme apposte su un qualsiasi atto o documento formato in Italia debbano avere valore legale, anche all’estero, dinnanzi a un’autorità estera. A tal proposito si cita l’Art. 33, comma 1 del D.P.R. 28/12/2000 n°445: “Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere all’estero davanti ad autorità estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o altri organi e autorità delegati dallo stesso.”2) legalizzazione documenti stranieri in Italia: occorre laddove sia necessario legalizzare, entro i confini dello Stato italiano, un documento formato all’estero. Riprendendo sempre il D.P.R. 28/12/2000 n°445, Art. 33, comma 2:“Le firme sugli atti e documenti formati all’estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero. Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione. Si veda l’articolo 31.”

[3] sebbene si utilizzano termini come validazione, legalizzazione per il tramite dell’apostille

[4] LEGGE 20 dicembre 1966, n. 1253 Ratifica ed esecuzione della Convenzione riguardante l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, adottata a l’Aja il 5 ottobre 1961. (GU n.26 del 30-1-1967); vd . Countries which signed the Hague Treaty 

[5] vd quadro degli specimen timbri a olio

[6] Non è possibile legalizzare o apostillare atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell’Agenzia per l’Italia Digitale, l’attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti firmati digitalmente. Fanno eccezione solo gli atti e documenti scansionati e trasmessi per posta elettronica certificata dalla Commissione per le Adozioni Internazionali direttamente alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo.

[7] https://www.hcch.net/en/instruments/specialised-sections/apostille Ricordiamo inoltre che mentre il certificato penale (comunque denominato) non può essere in data anteriore a sei mesi rispetto alla presentazione della domanda di cittadinanza, i certificati attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni possono essere in qualsiasi data: alcuni esempi sono i certificati di nascita o di morte, il certificato di matrimonio o la sentenza di divorzio (questi ultimi due solo se utilizzati per collegare i cognomi prima e dopo il matrimonio o il divorzio).

[8] per la Valle d’Aosta il Presidente della Regione, per le Province di Trento e Bolzano il Commissario di Governo.

[9] In linea di massima, in base alle deleghe, la ripartizione di competenze prevista per l’apposizione delle Apostille è valida anche per la legalizzazione In Italia ad esempio provvedono direttamente alla legalizzazione dei loro atti le Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, che sono state delegate alla legalizzazione con Decreto del Ministro dell’industria, del commercio e dell’artigianato del 12 luglio 2000. Gli atti e documenti dei Comuni sono legalizzati dalla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo nella cui provincia ricade il Comune. La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui certificati rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all’estero venga apposta la dicitura «Ai sensi dell’ art. 40, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, il presente certificato è rilasciato solo per l’estero»: si raccomanda pertanto di precisare la destinazione per l’estero all’atto della richiesta di qualsiasi certificato da utilizzare al di fuori dell’Italia (e dunque normalmente da legalizzare o apostillare ), controllando che venga apposta esattamente la dicitura suddetta (che viene omessa solo nel caso si tratti di modelli internazionali o comunque non suscettibili di alcuna modifica).

[10] Per le attestazioni consolari invece occorre la legalizzazione prefettizia. Ed infatti alcuni Stati permettono il rilascio del certificato penale (comunque denominato) da parte delle rappresentanze diplomatiche o consolari in Italia. In tal caso, il certificato penale dovrà avere la legalizzazione prefettizia (salvo che per gli Stati elencati nella Nota 2) e la traduzione in italiano (se non redatto direttamente in italiano), con le modalità di cui sotto.

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